Bij CVO Lethas Brussel nemen we jouw privacy ter harte. In onderstaande privacyverklaring geven we uitleg bij de persoonsgegevens die wij verwerken.
Met deze privacyverklaring willen wij je informeren over het waarom en de wijze waarop CVO Lethas Brussel jouw persoonsgegevens verwerkt.
Wij, het schoolbestuur vzw Sint-Goedele, Verheydenstraat 39, 1070 Anderlecht, BE 0478.379.452, zijn de organisator van onderwijs binnen CVO Lethas.
Wij zijn verantwoordelijk voor onderstaande verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat jij:
Wij hebben op school een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid. Dit is de persoon die je binnen de school het eerste aanspreekt in verband met vragen rond je privacy.
Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer van Katholiek Onderwijs Vlaanderen. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens en die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van jouw persoonsgegevens door ons.
Je kunt het aanspreekpunt informatieveiligheid en de Data Protection Officer contacteren via de kanalen vermeld onder punt 7 van deze privacyverklaring.2.
Onder “persoonsgegevens” verstaan wij alle informatie die naar een uniek identificeerbare persoon verwijst. In de school verwerken wij hoofdzakelijk gegevens over (toekomstige) cursisten en van personeelsleden.
Afhankelijk van het doeleinde van de verwerking verwerken wij verschillende types van persoonsgegevens.
Je kunt per doeleinde (vermeld onder punt 3 van deze privacyverklaring) de categorieën van persoonsgegevens vinden die wij voor dat specifieke doeleinde gebruiken.
Soms zullen, in het kader van de gepaste begeleiding van de cursisten, ook 'bijzondere categorieën persoonsgegevens' (GDPR art. 9) verwerkt worden, zoals bijvoorbeeld gegevens over je gezondheid.
In het onderwijs gebruiken we persoonsgegevens voor verschillende doelen.
In het kader van de organisatie van het onderwijs verwerken wij een aantal gegevens van de cursist. We gebruiken deze gegevens onder andere voor:
De persoonsgegevens die wij ontvangen in het kader van de cursistenadministratie en onderwijsorganisatie worden verder ook verwerkt voor statistische doeleinden. In het bijzonder om de kwaliteit van onze onderwijsactiviteiten te analyseren en te bewaken.
Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens:
Deze gegevens worden opgevraagd tijdens de inschrijving of intake of verzameld tijdens de periode dat jij ingeschreven bent op school. Sommige administratieve gegevens kunnen wij verkrijgen via de leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED), DAVINCI of andere gegevensbronnen van de onderwijsadministratie, voor zover de regelgeving dit toelaat.
Voor cursisten die een inburgerings- of NT2-traject volgen, kunnen wij eveneens relevante gegevens ontvangen via de bevoegde inburgerings- en integratiedatabanken, zoals ALLIS, voor zover dit noodzakelijk is voor de organisatie van jouw opleiding en de afstemming van jouw traject.
We verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de organisatie en uitvoering van het onderwijsaanbod van het centrum, met inbegrip van de inschrijving, begeleiding, evaluatie en certificering van cursisten.
Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken in het kader van het Decreet betreffende het volwassenenonderwijs van 15 juni 2007 en de uitvoeringsbesluiten ervan. Deze verwerking is noodzakelijk voor onder meer de inschrijving van cursisten, het controleren van toelatingsvoorwaarden en wettig verblijf, de registratie van cursistengegevens in DAVINCI, de organisatie van opleidingen, evaluatie en certificering, de opvolging van subsidiëring en financiering, de toepassing van de regelgeving inzake inburgering en Nederlands tweede taal (NT2), en de naleving van andere wettelijke verplichtingen die op het centrum rusten.
De medewerkers die effectief toegang nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot jouw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Administratieve gegevens kunnen worden uitgewisseld met het Departement Onderwijs en Vorming en het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI), voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de onderwijsregelgeving. Dit om te voldoen aan de decretale verplichtingen die op de scholen rust.
In het kader van geschillen kunnen we deze gegevens delen met ondersteunende partijen, vb raadsman van de school.
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld. Daarbij houden wij rekening met de wettelijke bewaartermijnen die voortvloeien uit de onderwijsregelgeving, de archiefwetgeving, de boekhoudkundige verplichtingen en andere toepasselijke regelgeving. De specifieke bewaartermijn van de gegevens is opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten.
Als CVO bieden wij cursistenbegeleiding aan ter ondersteuning van jouw leertraject. Deze begeleiding heeft betrekking op verschillende domeinen, waaronder studie- en trajectbegeleiding, leren en studeren en jouw functioneren binnen de leeromgeving.
In het kader van deze begeleiding verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om jou te ondersteunen in je leerproces en om de begeleiding te organiseren. Dit kan onder meer gaan om informatie over leer- of studieondersteunende noden, studiemoeilijkheden, je studievoortgang en andere contextgegevens die relevant zijn voor je begeleiding.
In bepaalde gevallen kunnen ook gegevens worden verwerkt in het kader van de opvolging van gedrag of situaties die een impact hebben op het leerproces of de leeromgeving, voor zover dit noodzakelijk is voor de begeleiding en de organisatie van een veilige en kwaliteitsvolle leeromgeving.
Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt door bevoegde personeelsleden en enkel voor begeleidingsdoeleinden.
Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens, die ook zogenaamde gevoelige gegevens kunnen omvatten:
De persoonsgegevens die wij verwerken, worden in eerste instantie door jou verstrekt bij de inschrijving of tijdens jouw verdere traject in het centrum. Daarnaast kunnen wij gegevens met betrekking tot jouw inschrijvingen, studieverleden en behaalde studiebewijzen verkrijgen via officiële databanken zoals DAVINCI of LED,.
Voor cursisten die een inburgerings- of NT2-traject volgen, kunnen wij eveneens relevante gegevens ontvangen via de bevoegde inburgerings- en integratiedatabanken, zoals ALLIS, voor zover dit noodzakelijk is voor de organisatie van jouw opleiding en de afstemming van jouw traject.
In voorkomend geval kunnen wij ook gegevens ontvangen van andere onderwijs- of opleidingsinstellingen of van instanties die betrokken zijn bij jouw traject.
Cursistenbegeleiding maakt deel uit van de onderwijsopdracht van het centrum zoals bepaald in het Decreet betreffende het volwassenenonderwijs van 15 juni 2007 en de bijhorende uitvoeringsbesluiten. Binnen deze opdracht verwerkt het centrum persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om cursisten te ondersteunen in hun leertraject en om een kwaliteitsvolle organisatie van het onderwijsaanbod te garanderen.
De verwerking van persoonsgegevens in het kader van cursistenbegeleiding gebeurt op basis van de vervulling van een taak van algemeen belang (onderwijsopdracht) en, in voorkomend geval, in het kader van de uitvoering van de inschrijvingsovereenkomst tussen de cursist en het centrum.
Binnen het centrum hebben enkel medewerkers die dit nodig hebben voor de uitoefening van hun opdracht toegang tot jouw persoonsgegevens. Deze medewerkers handelen onder de verantwoordelijkheid en het toezicht van het centrum.
Voor de organisatie van een kwaliteitsvolle cursistenbegeleiding kunnen wij in het kader van jouw traject samenwerken met externe partners. Dit gebeurt enkel wanneer dit noodzakelijk is voor jouw begeleiding of wanneer jij hiermee instemt. Het kan hierbij onder meer gaan om diensten voor maatschappelijk welzijn of begeleiding zoals het OCMW, het CAW of andere relevante sociale en begeleidende diensten, evenals arbeidsmarkt- en trajectbegeleidingsdiensten zoals VDAB of Actiris, afhankelijk van jouw situatie.
In het kader van jouw onderwijs- of opleidingsloopbaan kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan een andere onderwijs- of opleidingsinstelling wanneer dit noodzakelijk is voor de continuïteit van jouw traject en conform de toepasselijke regelgeving.
Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden meegedeeld aan bevoegde overheidsinstanties, zoals politie-, gerechtelijke of inspectiediensten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de begeleidingsdoeleinden waarvoor zij werden verzameld en uiterlijk tot twee jaar na het einde van jouw inschrijving, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.
De persoonsgegevens die wij ontvangen kunnen verder ook verwerkt worden voor statistische doeleinden. In het bijzonder om de kwaliteit van onze onderwijsactiviteiten te analyseren en te bewaken.
We verzamelen je persoonsgegevens wanneer jij spontaan je CV opstuurt of solliciteert op een vacature. Na ontvangst van je sollicitatie kunnen wij ook gegevens over jou verzamelen tijdens sollicitatiegesprekken en middels vragenlijsten waarmee wij nadere informatie over je kwalificaties, vaardigheden, ervaring en arbeidsverleden verkrijgen.
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
Wij verwerken jouw persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure om de nodige stappen te kunnen nemen voorafgaand aan het eventueel aangaan van een arbeidsovereenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons van toepassing zijn, waaronder regelgeving inzake gelijke kansen en non-discriminatie.
In het kader van de selectieprocedure kunnen wij, indien relevant voor de functie en binnen de wettelijke grenzen, ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken, zoals gegevens over gezondheid of specifieke noden, voor zover deze noodzakelijk zijn om de geschiktheid voor de functie te beoordelen of om redelijke aanpassingen in het sollicitatieproces te kunnen voorzien.
Het verstrekken van de noodzakelijke persoonsgegevens is vereist om jouw sollicitatie correct te kunnen behandelen. Indien deze gegevens niet worden verstrekt, kan de sollicitatieprocedure niet correct worden opgestart of verdergezet.
Sollicitatiegegevens worden verwerkt binnen het schoolbestuur. Je gegevens kunnen door alle scholen van het schoolbestuur gebruikt worden in het kader van een wervingsreserve.
Je gegevens worden bewaard gedurende de sollicitatieprocedure en voor een periode van 24 maanden na afloop daarvan. Na deze termijn worden uw gegevens gewist, tenzij je wordt aangenomen en wij een dienstverband met je zullen aangaan.
Wij verzamelen je persoonsgegevens om – in brede zin van het woord – uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die het schoolbestuur met jou gesloten heeft. Verwerking gebeurt hoofdzakelijk voor:
We gebruiken deze gegevens om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst die we met jou gesloten hebben om de wettelijke verplichting die op schoolbesturen rust te voldoen. Met name artikel 23bis §17 van het Decreet betreffende rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en om te voldoen aan de sociale wet- en regelgeving.
Binnen het personeelsbeheer hebben enkel medewerkers die dit noodzakelijk hebben voor de uitvoering van hun taken toegang tot jouw persoonsgegevens. Deze medewerkers handelen onder de verantwoordelijkheid en het toezicht van het centrum.
In het kader van de regelgeving rond tijdelijke aanstelling, benoeming en personeelsadministratie kunnen wij persoonsgegevens uitwisselen met andere schoolbesturen binnen de scholengemeenschap, voor zover dit wettelijk vereist is.
Voor de verwerking van de loon- en personeelsadministratie kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan volgende verwerkers of instanties:
Je gegevens worden bewaard zolang je in dienst bent binnen het schoolbestuur en noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verzameld werden.
Na het einde van de tewerkstelling worden persoonsgegevens enkel bewaard voor zover dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor administratieve, fiscale, sociale of juridische verplichtingen, zoals het behandelen van eventuele geschillen of het naleven van archief- en boekhoudverplichtingen. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
In functie van zijn alumniwerking kan CVO Lethas cursisten contacteren met schoolgerelateerde informatie zoals opleidingsaanbod, infosessies, events binnen de school, nieuwsbrieven, bevragingen, enz. Je kan op elk moment je toestemming hiervoor intrekken.
De website van onze school gebruikt cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden opgeslagen. Meer informatie hieromtrent kan u vinden in onze cookieverklaring.
Je kunt als cursist of personeelslid gebruik maken van het (draadloos) netwerk van onze school. Wanneer je dit doet, worden volgende gegevens verzameld: het ID waarmee jij je aanmeldt (bijvoorbeeld je gebruikersnaam of cursistnummer), het MAC-adres ter identificatie van jouw toestel en netwerk- en gebruiksgegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer en de beveiliging van het netwerk, zoals loggegevens en bezochte websites.
Wij verwerken deze gegevens vanuit ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid en goede werking van het netwerk te waarborgen en misbruik te voorkomen. Indien er aanwijzingen zijn van misbruik of illegale activiteiten via het netwerk, kunnen wij passende maatregelen nemen, waaronder het blokkeren van de toegang voor het betrokken gebruikersaccount.
Deze gegevens worden in principe niet met anderen gedeeld, tenzij er op illegale wijze gebruik wordt gemaakt van het netwerk, of daartoe vermoedens. In dat geval kunnen de gegevens worden doorgegeven aan de gerechtelijke overheden en desgevallend onze professionele raadgevers.
Soms kan het gebeuren dat de school een specifieke verwerking van persoonsgegevens doet buiten de cursisten- en personeelsadministratie of de cursistenbegeleiding om. Voor deze specifieke verwerkingen zullen wij je steeds informeren en waar nodig toestemming vragen. Zo zal de school toestemming aan jou vragen voor het specifieke gebruik van foto's waar jij herkenbaar op staat (bijvoorbeeld indien we dit beeldmateriaal willen publiceren op de website).
Voor de verwerking van persoonsgegevens doen wij beroep op verschillende externe dienstverleners en softwareplatformen. Een actueel overzicht van deze verwerkers kan op verzoek worden verkregen via het aanspreekpunt informatieveiligheid.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of enige andere onrechtmatige verwerking.
Wanneer wij beroep doen op externe dienstverleners (verwerkers), maken wij met hen contractuele afspraken waarin zij verplicht worden om jouw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en om passende beveiligingsmaatregelen te nemen.
In bepaalde gevallen kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan verwerkers of dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat deze doorgiften plaatsvinden in overeenstemming met de AVG, bijvoorbeeld door het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere passende waarborgen. Op die manier wordt een passend beschermingsniveau voor jouw persoonsgegevens verzekerd.
Je hebt het recht om toegang te vragen tot de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Op verzoek kunnen wij je een kopie van deze gegevens bezorgen, rekening houdend met de rechten en vrijheden van anderen.
Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen.
Je kan in bepaalde gevallen vragen om verwijdering van jouw persoonsgegevens, onder meer wanneer de gegevens niet langer noodzakelijk zijn, wanneer je je toestemming intrekt (en er geen andere rechtsgrond bestaat) of wanneer de gegevens onrechtmatig werden verwerkt. Wettelijke bewaartermijnen kunnen de uitoefening van dit recht beperken.
Je kan vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer je de juistheid ervan betwist. Tijdens de controle van de gegevens worden deze dan enkel opgeslagen.
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer deze gebeurt op basis van een taak van algemeen belang of gerechtvaardigd belang.
Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je deze op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Wanneer de verwerking gebeurt op basis van toestemming of een overeenkomst, kan je vragen om jouw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, indien technisch mogelijk.
Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of jou in aanzienlijke mate treffen.
Je kan je rechten uitoefenen door contact op te nemen via privacy@cvolethas.be. Vermeld duidelijk welk recht je wenst uit te oefenen zodat wij je verzoek correct kunnen behandelen.
Indien je van mening bent dat wij niet correct omgaan met jouw persoonsgegevens, kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Indien jij een vraag of probleem heeft over onze verwerking van persoonsgegevens dan kan je contact met ons opnemen met het aanspreekpunt informatieveiligheid van de school per email: privacy@cvolethas.be.
Indien je contact wenst op te nemen met de Data Protection Officer kan je dit doen op het volgende adres: dpo@katholiekonderwijs.vlaanderen. Vermeld bij voorkeur jouw naam, contactgegevens en de naam van het centrum zodat jouw vraag correct kan worden behandeld.